ทำงานยามน้ำท่วมด้วย Free Tool : แชร์และแก้ไขเอกสารออนไลน์ผ่าน Writeboard

ช่วงน้ำท่วมแบบนี้สาวๆ โอแอลหลายคนคงเดินทางไปทำงานแสนลำบาก  กว่าจะถึงออฟฟิศจากเดิมรถติดแสนเหนื่อย แต่ตอนนี้ยิ่งมีน้ำมาเพิ่ม อาจมีอาการเรือติด ติดเรือไปทำงาน เหนื่อยกว่าเดิมเป็นหลายเท่า   เครื่องมือสื่อสารใหม่ๆ จึงถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้การทำงานในช่วงนี้ง่ายขึ้น  ไม่ว่าจะเป็นการประชุมสื่อสารผ่านภาพและเสียงอย่าง Skype หรือว่า Google hangout  แต่นอกจากการคุยงานหรือประชุมออนไลน์แล้ว  ยังมีพวกงานเอกสารต่างๆ ที่ต้องใช้ในการทำงานก็เป็นเรื่องน่าปวดหัว เพราะไม่เจอตัวกัน ต้องแก้เอกสารไปมาหลายเวอร์ชั่น จนงงว่าล่าสุดคือไฟล์ไหนกันแน่

วันนี้ Working tips ก็เลยเอา Free Tool เป็น Web App ที่เราจะสามารถทำงานบนเอกสารร่วมกับคนในทีมได้ โดยไม่ต้องออกจากบ้าน แต่ก็ทำงานกันได้อย่างราบรื่นไม่สับสนวุ่นวายอีกต่อไป เป็นหนึ่งในการ manage project ให้ราบรื่นขึ้นด้วยค่ะ   Free Tool นี้ชื่อว่า Write Board ทำหน้าที่เป็นกระดานให้เราเขียนงาน แชร์  แก้ไขร่วมกันหลายคน และเปรียบเทียบกับไฟล์ต้นฉบับได้อย่างง่ายดาย

เริ่มใช้งานด้วย 3 ขั้นตอนง่ายๆ เพียงคลิกเข้าไปที่ http://writeboard.com แล้วทำตามขั้นตอนดังนี้ค่ะ

• • ตั้งชื่อ Writeboard หรือว่าชื่องานโปรเจคนั้นๆ
  • ตั้งพาสเวิร์ดสำหรับเข้าไปใช้งาน Writeboard นั้น
  • กรอกอีเมล์ของเราลงไป

เพียงแค่นี้เราก็สามารถสร้างเอกสารเพื่อการใช้งานร่วมกันได้แล้วค่ะ

พอลงทะเบียนเรียบร้อย ก็สามารถเข้าไป สร้างเอกสารงานต่างๆ ที่เราต้องการไว้  ทำเสร็จแล้ว ต้องการให้เพื่อนร่วมทีมดู เราก็ทำการแชร์ไฟล์นี้โดยการกรอกอีเมล์คนที่เราต้องการจะแชร์ไฟล์นี้ลงไป  โดยไฟล์นี้จะถูกเก็บใน Cloud นั่นก็คือเพื่อนร่วมทีมสามารถจะเข้าถึงไฟล์นี้ไม่ว่าจากคอมพิวเตอร์เครื่องใด เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตเท่านั้น

ความเจ๋งของ Writeboard ที่แตกต่างจากการทำงานผ่านไฟล์เอกสารอย่าง Word หรือ Powerpoint ก็คือ เมื่อเพื่อนร่วมงาน หรือเจ้านาย ลูกน้องของเราเข้าไปเปิดดู และต้องการแก้ไขไฟล์นั้นๆ ก็สามารถทำได้ทันที โดยระบบจะยังเก็บไฟล์ต้นฉบับเอาไว้ แล้วสร้างไฟล์เอกสารเวอร์ขั้นใหม่นี้ที่มีการแก้ไข พร้อมกับชื่อผู้แก้่ไข และ วัน เวลาที่มีการแก้ไขไฟล์นั้นๆ ให้อีกด้วย และเราจะมองเห็นเวอร์ชั่นของเอกสารที่มีการแก้ไขใหม่ทั้งหมดที่แถบเมนูด้านข้าง  ดังนั้นถ้าอยากจะเรียกไฟล์เวอร์ชั่นเก่ากลับมาใช้เมื่อไหร่ก็ย่อมได้ โดยไม่ต้องกลัวว่าของที่เคยทำไว้จะถูกทับหายไปแล้ว

หรือถ้าหากยังไม่อยากแก้ก็สามารถทิ้งคอมเมนต์ เขียนความเห็นไว้ใต้เอกสารก่อนก็ได้

อีกฟังก์ชั่นที่ช่วยเพิ่มความสะดวกในการใช้งานแบบสุดๆ ก็คือ การเปรียบเทียบที่ช่วยให้เราสามารถเลือกใช้งานเวอร์ชั่นของเอกสารที่สมบูรณ์แบบที่สุด หรืออาจจะเอาไว้ใช้เปรียบเทียบงานเวอร์ชั่นที่ต่างกันของลูกทีมหลายคนว่ามีการแก้ไขที่แตกต่างกันยังไง เพียงแค่เราเลือกเช็คเครื่องหมายถูกที่หน้าเอกสารสองเวอร์ชั่นที่ต้องการนำมาเปรียบเทียบกัน

Free Tool ตัวนี้นอกจากสะดวกสำหรับการทำงานแล้ว น้องๆ นักเรียนนักศึกษา ที่ต้องเขียนรายงานหรือทำวิทยานิพนธ์ก็น่าจะมีประโยชน์ และทำใช้ชีวิตสบายขึ้นได้ไม่น้อยเลยค่ะ