เวลาที่เสียไป ให้ RescueTime ช่วยกลับมา

เคยลองคิดเล่นๆ กันไหมคะ ว่าในแต่ละวันที่ชาวโอแอลอย่างเรานั่งทำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ เราเสียเวลาไปกับอะไรบ้าง??

• จัดการสารพัดงานที่ค้างคา
• ติดต่องานกับลูกค้า
• เคลียร์ตัวเลขใน Excel
• ทำรายงานผ่าน Powerpoint
• เช็คอีเมลทั้งเรื่องงานและเมลส่วนตัว

แต่หลายครั้งที่อยากจะรีบๆ ปั่นงานที่ไฟลนจนไหม้ไปหมด  ก็กลับอดใจไม่ได้จะออกนอกลู่นอกทาง ขอแวะไปดูเว็บนั่นนิด เข้าเว็บนี้หน่อย เช่น...

• แวะไปทักเพื่อนๆ ใน Facebook นิดนึง
• ขอเคลียร์เกมส์ด่านนี้ก่อนนะ แล้วค่อยทำงานต่อ
• แอบเม้าเจ้านายผ่าน MSN (หรือโปรแกรม Chat อื่นๆ) ซะหน่อย
• อ่านกระทู้ชาวบ้านตามเว็บบอร์ด เผื่อจะมีเรื่องเด็ดๆ ไปเม้าท์ต่อกับเพื่อนๆ
• แวะไปดูช้อปออนไลน์ร้านโปรด เผื่อจะมีของคอลเลคชั่นใหม่ๆ มาอัพเดต
• เข้าไปอ่านคอลัมน์อัพเดตจากเว็บโปรดขาประจำซะหน่อย

จะเห็นว่าเราๆ ทั้งหลาย ต่างก็ใช้เวลาจมอยู่หน้าคอมพิวเตอร์วันละมากมายหลายชั่วโมง  แต่ไม่ได้หมายความว่าเวลาที่เราใช้ไปแล้วนั้น มันมี "ประสิทธิภาพ" เสมอไป  จะดีแค่ไหน ถ้าเรารู้ว่าในแต่ละวันเราเอาเวลาของเราไปเสียกับอะไรบ้าง และเราบริหารเวลาเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพมากแค่ไหน???

วันนี้ Working Tips พาผู้ช่วยคนใหม่มาแนะนำกันค่ะ ผู้ช่วยคนนี้จะมาช่วย "บริหารเวลา" ของสาวๆ ให้ดีขึ้น  ผู้ช่วยที่เจ๋งมากๆ ที่  นำมาแนะนำวันนี้ มีชื่อว่า RescueTime โปรแกรม Time Management ที่จะมา "ช่วย" เอาเวลาที่เรา "ทิ้ง" ไปในแต่ละวัน กลับมาค่ะ!!!

ก่อนอื่นก็ต้องไปดาวน์โหลดมาไว้ในเครื่องของเราก่อน  โดยเข้าไปที่ www.RescueTime.com แล้วเลือกแบบ Solo Lite ใช้ฟรีตลอดชีพ (เย้) ดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมลงเครื่องของเราโลดค่ะ

สิ่งที่โปรแกรม RescueTime ทำก็คือการ "Tracking Activity" หรือสิ่งต่างๆ ที่เราทำบนหน้าจอคอมพิวเตอร์  แล้วนำข้อมูลนั้นไปประมวลผลว่า แต่ละวันเราใช้เวลาไปกับอะไร เท่าไหร่ ยังไง เพื่อให้เรา "เห็น" ว่าเราเสียเวลาไปกับอะไรบ้าง โดยข้อมูลจะถูกสร้างออกมาเป็นกราฟให้เราเห็นกันจะๆ  (พอได้ลองใช้ด้วยตัวเอง ก็เพิ่งจะรู้วันนี้แหละว่าตลอดทั้งเดือนที่ผ่านมานี้ ได้เอาเวลาไปทิ้งไว้กับเฟซบุคตั้งวันละ 3 ชั่วโมง 28 นาทีแน่ะ!!)

แต่แน่นอนว่าเราสามารถเลือกที่จะให้โปรแกรมหยุด tracking เมื่อไหร่ อะไร ยังไงได้เสมอ  รวมไปถึงลบข้อมูลที่ไม่ต้องการที่ถูก track เอาไว้ด้วย

นอกจากนั้น RescueTime ยังมีฟังก์ชั่นเจ๋งๆ เอาไว้ให้ใช้เวลาปั่นงาน เรียกว่า "Get Focused" ซึ่งจะเป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยบล็อคเว็บไซต์ที่เป็นตัวขัดขวางความต้องการเข้าโหมด "ตั้งใจทำงาน" ของเรา เพื่อไม่ให้ออกนอกลู่นอกทางจนงานไม่เสร็จ  เช่น วันนี้ต้องปั่นงานให้เสร็จ  แต่ใจมันอยากจะเช็คเฟซบุคซะเหลือเกิน

งานนี้ก็ต้องให้ฟังก์ชั่นที่ว่าเข้ามาช่วย  โดยที่เราสามารถระบุจำนวนนาทีที่ต้องการให้ RescueTime ช่วยบล็อคการเข้าสู่เว็บล่อใจต่างๆ เอาไว้ชั่วคราว จนกว่าเราจะทำงานเสร็จตามเวลาที่เลือกเอาไว้   ซึ่งโปรแกรมจะสร้างลิสต์รายการของเว็บล่อใจเหล่านี้ให้เองโดยอัตโนมัติ  แต่เราก็ยังสามารถเข้าไปแก้ไขรายการได้เองด้วย

สำหรับในช่วงเวลาปกติ (ที่ไม่ต้องตั้งใจทำงานมากนัก) เราก็สามารถตั้ง RescueTime Alert ให้คอยเตือนว่าเราได้ใช้เวลากับเว็บไซต์ หรือสิ่งที่ทำให้เสียเวลา ลดประสิทธิภาพการทำงานมากเกินกำหนดที่เราเป็นคนตั้งเอาไว้ก่อนแล้ว  เช่น สั่งให้เตือนเมื่อเข้าเฟซบุ๊คเกินวันละ 2 ชั่วโมง เป็นต้น

ทีเด็ดสุดท้าย  ก็คือ feature ที่ชื่อว่า Offline Time  ซึ่งนอกจากงานที่อยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์แล้ว RescueTime ยังสามารถช่วย track กิจกรรมที่ไม่ได้ทำหน้าคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย

โดยทุกครั้งที่เราปล่อยให้คอมพิวเตอร์ว่าง  เมื่อกลับมาใช้งานอีกครั้ง บนหน้าจอจะมีกล่องข้อความเด้งขึ้นมาถามเราด้วยว่า "นี่หร่อนหายไปทำอะไรมาตั้งนานเนี่ย?" (อันนี้เราแปลเอง ฮ่าๆๆ) แล้วให้เราเลือกตอบ (ตามความเป็นจริง) เพื่อเก็บไว้ใช้สำหรับการประมวลผลต่อไปได้อีกด้วย

สำหรับสาวๆ คนไหนที่ใจไม่แข็งพอ ใจหนึ่งก็ขอแว่บนิด แว่บหน่อย  แต่อีกใจก็ยังอยากทำงานให้เสร็จไวๆ  งานนี้สงสัยจะต้องขอให้ RescueTime มาช่วยจัดการเวลาให้ซะแล้ว  ... อารมณ์เดียวกับสมัยเรียนที่ต้องให้ครูฝ่ายปกครองมาคอยคุมความประพฤติยังไงยังงั้น!!!

RescueTime - Block Distractions from Tony Wright on Vimeo