แชร์ไฟล์สบายๆ ด้วย Dropbox

เคยได้ยินผู้รู้หลายคนเค้าบอกไว้ว่า ... อีกไม่นานคอมพิวเตอร์อาจจะไม่มีฮาร์ดดิส???  เราเคยงงๆ กับคำทำนายนี้ว่าจะเป็นไปได้ยังไง  แต่พอเห็นวิวัฒนาการของเทคโนโลยียุคนี้  ตอนนี้เริ่มคล้อยตามว่าสงสัยจะเป็นไปได้จริงๆ แฮะ  ยิ่งได้เห็นเหล่า Online Storage ที่มีความสามารถเพิ่มขึ้น แถมใช้งานสะดวกขึ้นทู๊กกกวัน  ยิ่งสนับสนุนทฤษฎีนั้นได้เป็นอย่างดี   วันนี้โอแอลขอนำเสนอ Online Storage อีกเครื่องมือเด็ดที่จะทำให้การทำงานสะดวกรวดเร็ว ลื่นปรู๊ดๆ มาอัพเดทกันค่ะ ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้

• ต้องคอยส่งเมลไฟล์งานที่อัพเดทแล้วให้ตัวเอง  เพราะทำงานจากหลายเครื่อง อันไหนเป็นเวอร์ชั่นไหนงงไปหมด @_@
• ออกไปหาลูกค้าข้างนอก  แต่ดันลืมไฟล์งานสำคัญไว้ในเครื่องที่ออฟฟิศ  กรี๊ดดส์ สลบ!!
• จะโหลดไฟล์ภาพถ่ายจากมือถือลงเครื่องโน้ตบุ๊คหรือเดสค์ทอป ก็ต้องตามหาสายต่อกันให้วุ่น
• ส่งไฟล์ใหญ่ๆ ให้ลูกค้ามีปัญหาตลอด  ส่งไม่ผ่านบ้างหละ ช้าข้ามวันบ้างหละ เซ็งจริงๆ
• แชร์ไฟล์งานที่ต้องใช้ในโปรเจคทั้งหมดกับเพื่อนร่วมทีม ส่งไปๆ มาๆ สับสนเป็นที่สุด

ทุกปัญหาที่กล่าวถึงจะหมดไป ด้วยบริการ Dropbox ค่ะ!!!

Dropbox (http://www.dropbox.com) เป็น Online Service ที่เราสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมมาเพื่อใช้งานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา หรือลงบน Mobile device พวกสมาร์ทโฟนทั้งหลายได้

ความโดดเด่นของ Dropbox นอกจากใช้งานผ่านมือถือได้แล้ว ยังอยู่ที่ความง่ายในการใช้งาน ที่เรียกว่าแทบจะไม่ต้องเรียนรู้ ถ้าเป็นคนที่ใช้คอมพิวเตอร์อยู่แล้ว ใช้เป็นแน่นอน  Drop Box สามารถ Sync ไฟล์งานไม่ว่าเราจะทำงานเครื่องไหนลงไปในโฟลเดอร์ Drop Box และทำการ Auto Save ลงทุกครั้ง เมื่อไฟล์นั้นๆ มีการเปลี่ยนเแปลง  และสามารถแชร์โฟลเดอร์ที่ต้องการเพื่อทำงานร่วมกับคนอื่น  หรือแชร์ไฟล์งานขนาดใหญ่ได้  โดยเราสามารถกำหนดว่าจะให้ใครเข้ามาใช้งานได้บ้าง  และสามารถยกเลิกสิทธิ์ในการเข้าไปใช้งานไฟล์นั้นๆ ได้ทันทีด้วยเช่นกัน

ลงทะเบียนแล้ว Install Dropbox ลงมาที่เครื่องของเราได้ทาง https://www.dropbox.com/install

จากนี้ไปที่เครื่องของเราก็จะเกิดโฟลเดอร์ใหม่อัตโนมัติ ที่ชื่อว่า Dropbox ขึ้นมา พร้อมกับ Icon เล็กๆ ที่แถบเมนูบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเราค่ะ  ต่อไปจะใช้งานไฟล์อะไรก็เก็บเข้าไว้ในโฟลเดอร์นี้โลดเลยจ้า

ทีนี้เราไปดูวิธีการแชร์ไฟกันเลยดีกว่า การแชร์ไฟล์ด้วย Drop Box มี 2 วิธีค่ะ

วิธีแรก : สำหรับงานไม่ลับสุดยอด เราสามารถเก็บลงใน Public Folder ซึ่งจะถูกสร้างมาให้โดยอัตโนมัติ จากนั้นเราก็เอาไฟล์ที่เราต้องการไปวางไว้ในนั้น   กดลูกศรลง เลือกเมนู Create Public Like แค่นี้เราก็จะได้ Like ที่จะเชื่อมต่อไปสู่ไฟล์นี้ สำหรับส่งทางอีเมล์ให้กับผู้ที่เราต้องการ โดยที่อีกฝ่าย ไม่ต้องลงทะเบียนกับ Dropbox

วิธีที่สอง : สำหรับงานที่ต้องการแชร์เป็นทีม และต้องการความปลอดภัยสูง (เค้าบอกว่า Dropbox ใช้เทคโนโลยีในการรับส่งและเก็บข้อมูลระดับความปลอดภัยเดียวกับกองทัพเลยทีเดียว)  วิธีการก็็คือไปที่โฟลเดอร์ที่เราต้องการแชร แล้วกดลุกศรลง เลือกเมนู invite to folder หน้าจอสำหรับใส่อีเมล์แอดเดรสของคนที่เราต้องการแชร์ และข้อความก็จะขึ้นมา เมื่ออีกฝ่ายได้รับเมล์ ต้องทำการสมัครสมาชิกและ Log in ก่อนถึงจะมีสิทธิ์เข้าไปใช้งานไฟล์ต่างๆ ในโฟลเดอร์นั้นๆ ได้ เพิ่มความปลอดภัยค่ะ

ส่วนการใช้งานผ่านมือถือก็ใช้ได้กับ Smart phone ทุกสายพันธุ์ ทั้ง iPhone, iPad, Android และ Blackberry  อย่างเช่น ถ้าเกิดอยู่นอกออฟฟิศ แต่ลืมเซฟงานมาด้วย ก็สามารถ Access ไฟล์จากมือถือได้ทันที

Drop Box for iPhone : https://www.dropbox.com/iphoneapp
Drop Box for iPad : https://www.dropbox.com/ipad
Drop Box for Blackberry : https://www.dropbox.com/blackberry/download
Drop Box for Android : https://www.dropbox.com/android

พื้นที่ 2GB คือปริมาณการเก็บข้อมูลที่เค้าใจดีให้เราสามารถใช้งานได้ฟรี  และเค้าก็ยังมีพื้นที่ขนาด 50GB และ 100GB  แต่แน่นอนว่าต้องเสียเงินเพิ่มค่ะ  ที่จริง 2GB ก็เก็บอะไรได้มากมายหลายหลากทีเดียว

ถ้าไม่อยากเสียเงิน แต่ต้องการความสะดวก ก็อาจจะต้องขยันเก็บกวาดพื้นที่เท่าที่มีให้สะอาด  จะได้มีพื้นที่เพียงพอสำหรับเก็บเฉพาะไฟล์ที่จำเป็นไงล่ะคะ