ไม่พลาดทุกเรื่องสำคัญ ตั้งเวลาส่งอีเมล์

by : OL Editor update : 12.11.09

ตั้งเวลาเพื่อส่งอีเมล ์ ... คิดว่าพรุ่งนี้จะส่งเมล์หาอวยพรวันเกิดคุณแฟน แต่พอเอาเข้าจริงงานยุ่งจนลืมสนิท ... ......คิดว่าพรุ่งนี้เช้าจะส่งข่าว อัพเดท ข้อมูลเพิ่มเติมให้คุณลูกค้า แต่ตอนเช้าดันงานเข้า ลืมส่งซะนี่... ............คิดว่าพรุ่งนี้มีเรื่องสำคัญที่ต้องส่งเมล์หาเพื่อนร่วมงาน ...... แต่ต้องออกไปประชุมข้างนอก !!! หลายครั้งที่พอว่าง นึกออกอยากเขียนเมล์ไว้ แต่ยังไม่อยากจะส่งตอนนี้ วันนี้โอแอลรีพับลิคเอา Working Tips ดีๆ เป็นวิธีการตั้งเวลาการส่งอีเมล์มาแนะนำกันค่ะ!! ตั้งเวลาการส่งอีเมล์ด้วย Outlook สำหรับที่ทำงานส่วนใหญ่สาวๆ ออฟฟิศคงใช้โปรแกรมเมล์ยอดฮิต Microsoft Outlook กัน ในโปรแกรมนี้เราสามารถที่จะเขียนเมล์เอาไว้ก่อน แล้วเลือกวันและเวลาที่จะให้โปรแกรมส่งเมล์นี้ออกไปโดยอัตโนมัติแค่นี้ ไม่ว่าจะเรื่องสำคัญแค่ไหน ก็ไม่ต้องกลัวลืมส่งเมล์แล้วหล่ะค่ะ
ไปเริ่มกันเลยดีกว่าค่ะ เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ขึ้นมาก่อน ได้ทั้ง 2003 หรือ 2007 แต่ไม่มีฟังก์ชั่นนี้ใน Outlook Express แล้วเลือก New เพื่อสร้างข้อความใหม่ตามปกติ ตั้งเวลาส่งอีเมล์ออก 1. ที่หน้าพิมพ์ข้อความ เลือกไปที่ Tab Menu เลือก View จากนั้นเลือกคำว่า Message option หรือ Delivery Option
	2. เมื่อเราเลือก Message option จะปรากฎ หน้าต่างใหม่ขึ้นมา เช็คถูกที่หน้าคำว่า Do not Deliver Before ในแถวเดียวกัน มีเมนู Drop Down ให้เลือกวันที่ เราต้องการให้อีเมล์ถูกส่งออกโดยอัตโนมัติ ในช่องถัดไป ใส่เวลาเราต้องการให้อีเมล์ถูกส่ง ออกโดยอัตโนมัติ ปิดหน้าต่าง
หรืออีกวิธีเลือก Tab Option เลือก Delay Delivery ก็สามารถเรียก หน้าตั้งค่าขึ้นมาได้ในขั้นตอนเดียวค่ะ
ทีนี้เราก็สามารถตั้งเวลาให้อีเมล์นี้ส่งออกไปได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งในความเป็นจริง เวลาที่ส่งออกไปอาจจะไม่ตรงกับที่เราตั้งไว้เป๊ะๆ เสียทีเดียว เพราะอีเมล์จะถูกส่งออกไปเมื่อถึงเวลาการรับส่งอัตโนมัติครั้งต่อไปที่ใกล้ที่สุดหลังจากเวลาที่ตั้งเอาไว้ ซึ่งถ้าเป็นตามปกติของเครื่องก็จะคือ ทุกนาทีค่ะ นั่งก็คือเวลาที่ถูกส่งออกไปจริงๆ ก็จะช้ากว่าเวลาที่เราตั้งไว้เล็กน้อยค่ะ แต่อีกปัญหาสำคัญก็คือ ถ้าเราไม่เปิดเครื่องไว้ วิธีการนี้ก็ทำไม่ได้ เพราะการส่งเมล์อัตโนมัติของ Outlookจะเกิดขึ้น ต่อเมื่อเราเปิดคอมพิวเตอร์ของเราเอาไว้เท่านั้น แต่บางทีอย่างเช่นถ้าเราต้องเดินทาง แต่ระหว่างทางเราอยากให้ส่งเมล์ออกไปโดยที่เราไม่สามารถเปิดคอมพิวเตอร์ได้ แบบนี้เห็นทีต้องพึ่งอีกบริการแล้วค่ะ
เป็นบริการเจ๋งๆ ที่ช่วยเติมฟังก์ชั่นที่ฟรีเมล์อื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น Hotmail, Gmail หรือ Yahoo mail ยังไม่สามารถ ทำได้ ก็คือการตั้งเวลาการจัดส่งอีเมล์นี่เองค่ะ ที่สำคัญเพียงเราตั้งค่าว่าอยากจะให้เมล์ที่ตั้งเวลาส่งออกไปนี้มาจาก Mail Address ไหนของเราก็ได้ไม่ว่าจะเป็น hotmail, gmail, yahoo หรือ แม้แต่เมล์บริษัทก็ย่อมได้!! บริการนี้มีชื่อแสนเก๋ไก๋ Letter me Later เข้าไปใช้กันได้ ไม่หลุดคอนเซปต์เพราะว่า “ฟรี” ค่ะ ที่ http://www.lettermelater.com
พอเราลงทะเบียน สร้าง Account แล้ว ก็ลงมือเขียนอีเมล์ได้เลยค่ะ ที่ใต้หัวข้อ subjectของอีเมล์ ก็จะมีฟังก์ชั่นให้เราเลือกว่า เราอยากจะให้ อีเมล์นี้ส่งออกไปวันที่เท่าไหร่ กี่โมง แม้กระทั่งจะให้ส่งซ้ำๆ ด้วยความถี่ เท่าไหร่หรือไม่ อย่างไร!!
เด็ดใช่มั๊ยหล่ะค่ะ โอแอลรีพับลิคขอแนะนำให้สาวๆ เก็บเอาไว้ใช้กันยามฉุกเฉินนะคะ มีหลายเทคนิคตุนเอาไว้ เตรียมพร้อมเป็นผู้หญิงทำงานคนเก่งที่แพรวพราวกว่าใคร!!! ว่าแต่อย่าเอาไปใช้ในทางที่ผิดก็แล้วกันค่ะ!! ^^

workingtips รวมเทคนิคง่ายๆ เก๋ไก๋ที่อ่านปั๊บลองทำได้ด้วยตัวเองปุ๊บ

Tips และ Trick ดีๆ ที่จะทำให้การทำงานของสาวๆ สนุกขึ้น ง่ายขึ้น และเร็วขึ้นไม่ว่าจะเป็นการใช้สมุดจดนัด จัดตารางงานแบบมือโปร การจัดเก็บจัดระเบียบทั้งงาน ข้าวของ หรือแม้แต่ฟังก์ชั่นคอมพิวเตอร์ และเทคนิคเวลาท่องอินเทอร์เน็ตดีๆ ที่ไม่เคยรู้มาก่อน ทั้งหมดนี้หามากระซิบบอกผู้หญิงทำงานคนเก่งกันแล้วที่นี่ค่ะ!!